Dicas para Email Corporativo

Antes de enviar um email, lembre-se:

• Emails profissionais são publicações oficiais. O respeito ou a falta do mesmo serão notados e usados a seu favor... ou contra você.

• Não se deve encaminhar mensagens que não sejam pertinentes ao ambiente de trabalho. Lembre-se de que as contas de email empresariais são para uso restritamente profissional e que fazem parte da propriedade intelectual da empresa, podendo ser armazenados, vasculhados e auditados permitindo inclusive a demissão por justa causa, caso se considere infringida alguma norma da empresa ou se observe alguma atitude não ética.

• É polido sempre que se inicia um email identificar o destinatário. Comece com um “Caro Sr. Fulano...”, “Prezada Sra. Vivian...”. Cuidado com o nível de intimidade. Procure sempre usar-se da polidez ao se referir às pessoas.

• O(s) documento(s) que devem ser anexados, DEVEM de fato estar anexados. Confira! A dica é ANEXE ANTES e escreva o texto depois.

• Nunca escreva nada que não estaria em um contrato assinado por você. O email é um documento oficial e individual. Se há a mínima possibilidade do que está escrito seja pessoal e comprometedor, não escreva por email. Emails podem ser encaminhados para outras pessoas – mesmo que por engano - e as suas declarações serem voltadas contra você. Por exemplo, não assuma prazos ou responsabilidades que não poderão ser cumpridas. O email servirá de documento do seu comprometimento o que poderá criar uma situação bem constrangedora.

• Verifique sempre os destinatários diretos (Para... ou To...), os destinatários copiados (Cc...) e os destinatários ocultos. Cuidado ao responder um email, pois há a opção de responder para somente uma pessoa ou para o grupo todo de destinatários que receberam aquele email. Certifique-se se a opção desejada foi de fato escolhida.

• Elogie publicamente, admoeste particularmente. Lembre-se que corrigir uma pessoa diretamente e em particular é diferente do que corrigi-la diante de todo o grupo. Assédio moral é crime previsto no código penal. Define-se assédio moral a "violência consubstanciada no comportamento abusivo que atinge o psicológico e emocional do cidadão, através da prática reiterada e temperada o mais das vezes pela ironia, mordacidade e capricho, com evidente desvio" ou abuso de poder onde "...o chefe passa a tomar atitudes tendenciosas e discriminatórias contra o indigitado empregado, submetendo-o a um verdadeiro festival de torturas, entre elas a humilhação pública. E este, por temor de perder o emprego ou sofrer outro gravame, deixa-se crucificar". O envio de um email que humilha o trabalho ou o comportamento de um profissional diante do seu grupo pode ser considerado assédio moral. Ao dar instruções, correções, ou até, vai lá, "puxões de orelha" no grupo de funcionários, procurar fazê-lo de modo não pessoal, incluindo-se quase sempre no contexto. Exemplo: Ao invés de escrever: “Sr. Fulano não deve atuar assim, ou Sr. Ciclano não deve fazer assado...” deveríamos escrever : “Não convém à nossa equipe tal comportamento...” ou “NÓS não devemos atuar assim ou assado...”.

• Cuidado com emails calorosos a colegas de trabalho. Esses podem ser (mal) interpretados como assédio sexual, principalmente se os envolvidos possuem relação de poder no organograma da empresa. Respeite o velho ditado: "Onde se ganha o pão..."

• Assim como o tom da voz mais exaltado ou mais temperado pode traduzir-se em emoções que enfatizam o que estamos dizendo, escrever em maiúsculas ou em negrito dão a impressão de enfatizarmos o que se diz. Atenção para a conotação que isso traz consigo.

• Sempre leia o seu texto calmamente antes de enviá-lo. Erros de gramática e de atitude são muito comuns quando se escreve com pressa. Quem sacrifica a qualidade por falta de tempo, posteriormente, pode perder muito mais tempo - e muito mais que tempo - para corrigir um equívoco ou um mal entendido.

• Caso você não tenha nada a acrescentar ao email, apenas o encaminhe com um singelo PSC (para seu conhecimento). Alguns executivos utilizam FYI (for your information). Não é de bom tom apenas encaminhar o email sem escrever um “PSC” ou “Leia com atenção".

• Em tudo, seja sucinto. Respeite o tempo das pessoas que vão ler seu email. Evite informações desnecessárias. Caso o email apenas solicite uma aprovação e a sua decisão for aprovar, responda apenas “Aprovado”. Caso seja reprovar, aí sim cabe alguma explicação, mas vá direto ao ponto.

• Caso o seu email seja mais longo que uma página, crie um documento e o anexe ao email e no corpo do email explique apenas um intróito sobre o assunto, um sumário do que esteja no documento anexado, expondo principalmente a conclusão ou resultados finais no corpo do email. Vale lembrar que muitos executivos se usam de ler o email através de Blackberries ou outros celulares que acessam email e por isso enviar o âmago ou a conclusão do assunto declarado de cara no corpo do email facilitará a vida de quem vai ler através desses dispositivos.

• Algumas negociações são melhores por telefone. Nesse caso, use o email apenas para oficializar as decisões tomadas na conversa. Pode-se dizer:

• “Conforme discutido ao telefone segue...” ou “Como foi decidido na reunião pela manhã de hoje vamos...”

• Encerre sempre seu email com um “Atenciosamente,” (alguns utilizam “Att,”) , um “Cordialmente,” ou no caso de uma solicitação “Desde já agradecido,” (mais polido) ou um “Grato,” (mais prático) e depois a sua assinatura. É interessante constar da assinatura o nome, empresa, cargo ou departamento e contatos. Respeite a identidade visual da assinatura recomendada por sua empresa.